Information om hur brf Omnia behandlar personuppgifter

Den här informationen har till syfte att i enlighet med EU:s dataskyddsförordning ge en övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som bostadsrättsföreningen Omnia (”brf Omnia”, eller ”föreningen”) är personuppgiftsansvarig för. Informationen har vidare till syfte att ge information till de som brf Omnia behandlar personuppgifter om (registrerade), så att de kan ta tillvara sina rättigheter.

Bostadsrättsföreningen Omnia, org. nr 769632-8165, är en ekonomisk förening med syfte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att i föreningens hus upplåta bostadslägenheter till nyttjande och utan tidsbegränsning. Föreningens bostäder finns i fem punkthus i Ursvik i Sundbyberg.

Personuppgiftsansvar

Brf Omnia är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som föreningen bestämmer ändamål och medel för. Exempelvis behandlar brf Omnia personuppgifter vid hantering av frågor, ärenden gällande boende och för att upprätthålla en aktuell medlemsförteckning.

Ansökan om medlemskap i föreningen

Vid ansökan om att bli medlem i brf Omnia, vilket sker i samband med köp av lägenhet i föreningen, behandlar föreningen personuppgifter om köparen för att pröva om köparen kan antas som medlem i föreningen. Uppgifter som behandlas kan omfatta namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och andra uppgifter som framgår av överlåtelseavtal. I prövningen kan även ingå en kreditupplysning på köparen som stöd för att bedöma köparens betalningsförmåga för föreningens medlemsavgift. Föreningen anlitar förvaltningsbolaget SBC för att på föreningens uppdrag pröva ansökan om medlemskap. SBC överlämnar dock ärenden som inte är enkla att avgöra till brf Omnias styrelse. Behandlingen görs med stöd av en rättslig förpliktelse enligt bostadsrättslagen.

Medlemsförteckning, lägenhetsförteckning och bokföring

Föreningen behandlar personuppgifter om medlemmar för att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning samt bokföring.

Medlemsförteckningen innehåller uppgifter om:

  • varje medlems namn och postadress
  • tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen
  • den bostadsrätt som medlemmen har
  • upplåtelseavtal och överlåtelseavtal

Lägenhetsförteckningen anger för varje lägenhet:

  • lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen
  • dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen
  • bostadsrättshavarens namn
  • insatsen för bostadsrätten
  • pantsättningar

Uppgifter om medlemsförteckning och lägenhetsförteckning sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Om medlem lämnar föreningen noteras det och uppgifterna sparas då i sju år. Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Föreningen registrerar bokföringsmaterial med betalningshistorik gällande avier. Uppgifterna sparas i sju år plus innevarande år. Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen.

Ärenden, meddelanden och förfrågningar

Föreningen har anledning att handlägga ärenden som berör såväl medlemmar som andra boende samt andra individer, t.ex. tilltänkta andrahandshyresgäster. Ärenden kan exempelvis gälla när en medlem inte betalar sin medlemsavgift eller när det inkommer meddelanden eller förfrågningar till styrelsen, t.ex. allmänna frågor, ansökningar om andrahandsuthyrning, felanmälningar, klagomål, motioner, störningsanmälningar eller synpunkter. Då behöver föreningen behandla personuppgifter för att kommunicera i samt dokumentera och handlägga ärendet. Personuppgifterna kan avse namn, adress, telefonnummer och e-postadress samt vad som dokumenteras och kommuniceras i respektive ärende.

Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att handlägga ärendet och fullgöra föreningens uppgifter enligt stadgarna. Personuppgifterna behandlas med stöd av ett berättigat intresse att hantera föreningens löpande förvaltning och angelägenheter.

Föreningen kan spara uppgifter även efter att en person har lämnat föreningen, när denne har obetalda medlemsavgifter eller andra fordringar gentemot föreningen. Det görs för att föreningen ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

Förverkande av bostadsrätt

Om en boende orsakat störningar av allvarligare omfattning kan föreningen skicka en rättelseanmodan till den ansvarige medlemmen. Den som orsakat störningen kan vara såväl medlemmen som en annan boende för vilken medlemmen ansvarar, exempelvis en andrahandshyresgäst. Föreningen meddelar även Sundbybergs stads socialtjänst om den rättelseanmodan som skickats. Om rättelse inte vidtas kan styrelsen besluta att medlemmens bostadsrätt är förverkad.

Beslutar styrelsen att en medlems bostadsrätt är förverkad, innebärande att medlemmen förlorar nyttjanderätten till lägenheten, meddelar styrelsen Sundbybergs stads socialtjänst detta.

Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Förverkas en bostadsrätt kommer dokumentation om det sparas även efter förverkandet. Det görs för att föreningen ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

Styrelsemedlemmar

Föreningen anmäler till Bolagsverket föreningens styrelsemedlemmars namn, personnummer, adress och förtroendeposter i samband med anmälan om registreringsbevis. Föreningen rapporterar styrelsemedlemmars arvoden till Skatteverket.

Behandlingen sker för att fullgöra bostadsrättsföreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Föreningen behandlar styrelsemedlemmars namn, adress och e-postadress i syfte att möjliggöra kommunikation inom styrelsen. Dessutom behandlas styrelsemedlemmars inloggningsuppgifter i föreningens verksamhetssystem samt loggar över vad respektive användare utfört i verksamhetssystemet. Uppgifterna sparas under den tid respektive styrelsemedlem innehar sin förtroendepost.

Föreningen publicerar styrelsemedlemmars namn och förtroendeposter på föreningens webbplats under den tid respektive styrelsemedlem innehar sin förtroendepost.

Behandlingen sker med stöd av ett berättigat intresse att hantera föreningens löpande förvaltning och angelägenheter.

Styrelsesammanträden och föreningsstämmor

I protokoll från styrelsesammanträden antecknas namn på vem som varit närvarande för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. I protokoll från styrelsesammanträden antecknas även boende och medlemmars namn, adress och andra uppgifter som framkommit och som är relevanta för styrelsens handläggning och beslut i enskilda ärenden.

I protokoll från föreningsstämmor antecknas namn och adress avseende vem som varit närvarande för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. I protokoll från föreningsstämmor antecknas även namn på nominerade och valda till styrelse och valberedning.

Protokoll från styrelsesammanträden och föreningsstämmor sparas så länge föreningen består. Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Nyhetsbrev

Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera och skicka ut nyhetsbrev till prenumeranter. Behandlingen sker med stöd av det samtycke du lämnar i samband med anmälan som prenumerant, och upphör efter att du återkallat ditt samtycke vilket du kan göra när du vill. Samtycke kan återkallas exempelvis med valet som finns på prenumerationssidan eller genom att klicka på länken för att avsluta prenumeration som finns längst ner i varje nyhetsbrev.

De som kan ta del av uppgifterna

Protokoll från föreningsstämmor ska hållas tillgängliga för föreningens medlemmar, enligt lagen om ekonomiska föreningar. Protokoll från föreningsstämmor kan även efter en intresseavvägning lämnas ut till av föreningen anlitad bank i syfte att banken ska kunna fullgöra sina legala skyldigheter gällande kundkännedom.

Medlemsförteckningen ska hållas tillgänglig för den som vill ta del av den.

Föreningens medlemmar har rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende den egna bostadsrätten.

Föreningens styrelse tar del av personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för styrelsen att fullgöra sitt uppdrag.

Föreningen kan lämna ut personuppgifter till svensk myndighet, exempelvis rättsvårdande myndighet, om det krävs enligt lag. Föreningen kan även i andra situationer lämna ut personuppgifter till svensk myndighet om det finns rättsligt stöd för det och föreningen efter en intresseavvägning kommer fram till att intresset av att lämna ut personuppgifterna väger tyngre än intresset av att inte lämna ut dem.

Föreningen använder sig även av personuppgiftsbiträden och ingår då personuppgiftsbiträdesavtal med dessa. Personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som föreningen har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare inte ta del av mer uppgifter än vad som krävs för att utföra den tjänst som avtalet med föreningen omfattar. Föreningen anlitar bolaget SBC som personuppgiftsbiträde i den ekonomiska förvaltningen, du kan ta del av SBC:s integritetspolicy. Föreningen anlitar även ett personuppgiftsbiträde för de it-lösningar styrelsen använder för dokumenthantering, samarbete och kommunikation samt för administration och utskick av nyhetsbrev per e-post.

Överföringar till tredjeland

För de it-lösningar styrelsen använder för dokumenthantering, samarbete och kommunikation samt för administration och utskick av nyhetsbrev, har föreningens personuppgiftsbiträde servrar placerade i Schweiz. När personuppgifter överförs utanför EU/EES sker det med stöd av ett beslut av EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå enligt artikel 45 i dataskyddsförordningen.

Dina rättigheter

Som individ vars personuppgifter behandlas har du ett antal rättigheter enligt dataskyddsförordningen som du kan läsa mer om på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats. Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor om föreningens personuppgiftsbehandling kan du vända dig till föreningens styrelse, se kontaktsidan.