Information om hur brf Omnia behandlar personuppgifter

Hoppa direkt till:

Den här informationen har till syfte att i enlighet med EU:s dataskyddsförordning ge en övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som bostadsrättsföreningen Omnia (”brf Omnia”, eller ”föreningen”) är personuppgiftsansvarig för. Informationen har vidare till syfte att ge information till de som brf Omnia behandlar personuppgifter om (registrerade), så att de kan ta tillvara sina rättigheter.

Bostadsrättsföreningen Omnia, org. nr 769632-8165, är en ekonomisk förening med syfte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att i föreningens hus upplåta bostadslägenheter till nyttjande och utan tidsbegränsning. Föreningens bostäder finns i fem punkthus i Ursvik i Sundbyberg.

Personuppgiftsansvar

Brf Omnia är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som föreningen bestämmer ändamål och medel för. Exempelvis behandlar brf Omnia personuppgifter vid hantering av frågor, ärenden gällande boende och för att upprätthålla en aktuell medlemsförteckning.

Ansökan om medlemskap i föreningen

Vid ansökan om att bli medlem i brf Omnia, vilket sker i samband med köp av lägenhet i föreningen, behandlar föreningen personuppgifter om köparen för att pröva om köparen kan antas som medlem i föreningen. Uppgifter som behandlas omfattar namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och andra uppgifter som framgår av överlåtelseavtal. I prövningen kan även ingå en kreditupplysning på köparen som stöd för att bedöma köparens betalningsförmåga för föreningens medlemsavgift. Föreningen anlitar förvaltningsbolaget SBC för att på föreningens uppdrag pröva ansökan om medlemskap. SBC överlämnar dock ärenden som inte är enkla att avgöra till brf Omnias styrelse. Behandlingen görs med stöd av en rättslig förpliktelse enligt bostadsrättslagen.

Medlemsförteckning, lägenhetsförteckning och bokföring

Föreningen behandlar personuppgifter om medlemmar för att föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning samt bokföring.

Medlemsförteckningen innehåller uppgifter om:

  • varje medlems namn och postadress
  • tidpunkten för medlemmens inträde i föreningen
  • den bostadsrätt som medlemmen har
  • upplåtelseavtal och överlåtelseavtal

Lägenhetsförteckningen anger för varje lägenhet:

  • lägenhetsbeteckning, belägenhet, rumsantal och övriga utrymmen
  • dagen för Bolagsverkets registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen
  • bostadsrättshavarens namn
  • insatsen för bostadsrätten
  • pantsättningar

Uppgifter om medlemsförteckning och lägenhetsförteckning sparas så länge föreningen består och sju år därefter. Om medlem lämnar föreningen noteras det och uppgifterna sparas då i sju år. Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Föreningen registrerar bokföringsmaterial med betalningshistorik gällande avier. Uppgifterna sparas i sju år plus innevarande år. Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen.

Ärenden, meddelanden och förfrågningar

Föreningen har anledning att handlägga ärenden och frågor som berör såväl medlemmar som andra boende samt andra individer, t.ex. tilltänkta andrahandshyresgäster. Det kan exempelvis gälla att en medlem inte betalat sin medlemsavgift, frågor som styrelsen själv uppmärksammat eller att det inkommit meddelanden eller förfrågningar till styrelsen, t.ex. allmänna frågor, ansökningar om andrahandsuthyrning, felanmälningar, klagomål, motioner, störningsanmälningar eller synpunkter. Då behöver föreningen behandla personuppgifter för att styrelsen ska kunna kommunicera inbördes och med andra samt dokumentera och handlägga ärendet eller frågan. Personuppgifterna kan avse namn, adress, telefonnummer och e-postadress samt vad som dokumenteras och kommuniceras i respektive ärende.

Personuppgifterna sparas så länge det är nödvändigt för att handlägga ärendet och fullgöra föreningens uppgifter enligt stadgarna. Personuppgifterna behandlas med stöd av ett berättigat intresse att hantera föreningens löpande förvaltning och angelägenheter samt i förekommande fall för att kunna tillvarata rättsliga anspråk.

Föreningen kan spara uppgifter även efter att en person har lämnat föreningen när personen eller föreningen gör gällande en fordran, exempelvis när en person har obetalda medlemsavgifter. Det görs för att föreningen ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

Förverkande av bostadsrätt

Om en boende orsakat störningar av allvarligare omfattning kan föreningen skicka en rättelseanmodan till den ansvarige medlemmen. Den som orsakat störningen kan vara såväl medlemmen som en annan boende för vilken medlemmen ansvarar, exempelvis en andrahandshyresgäst. Föreningen meddelar även Sundbybergs stads socialtjänst om den rättelseanmodan som skickats. Om rättelse inte vidtas kan styrelsen besluta att medlemmens bostadsrätt är förverkad.

Beslutar styrelsen att en medlems bostadsrätt är förverkad, innebärande att medlemmen förlorar nyttjanderätten till lägenheten, meddelar styrelsen Sundbybergs stads socialtjänst detta.

Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Förverkas en bostadsrätt kommer dokumentation om det sparas även efter förverkandet. Det görs för att föreningen ska kunna tillvarata rättsliga anspråk.

Styrelsemedlemmar

Föreningen anmäler till Bolagsverket föreningens styrelsemedlemmars namn, personnummer, adress och förtroendeposter i samband med anmälan om registreringsbevis. Föreningen rapporterar styrelsemedlemmars arvoden till Skatteverket.

Behandlingen sker för att fullgöra bostadsrättsföreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Föreningen behandlar styrelsemedlemmars namn, adress och e-postadress i syfte att möjliggöra kommunikation inom styrelsen. Dessutom behandlas styrelsemedlemmars inloggningsuppgifter i föreningens verksamhetssystem samt loggar över vad respektive användare utfört i verksamhetssystem. Uppgifterna sparas under den tid respektive styrelsemedlem innehar sin förtroendepost.

Föreningen publicerar styrelsemedlemmars namn och förtroendeposter på föreningens webbplats under den tid respektive styrelsemedlem innehar sin förtroendepost.

Behandlingen sker med stöd av ett berättigat intresse att hantera föreningens löpande förvaltning och angelägenheter.

Styrelsesammanträden och föreningsstämmor

I protokoll från styrelsesammanträden antecknas namn på vem som närvarat och i vilken roll, för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. I protokoll från styrelsesammanträden antecknas även boende och medlemmars namn, adress och andra uppgifter som framkommit och som är relevanta för styrelsens handläggning och beslut i enskilda ärenden.

I protokoll från föreningsstämmor antecknas namn och adress avseende vem som närvarat och i vilken roll, för att det ska vara möjligt att i efterhand kontrollera hur beslut har fattats. Där så är relevant kan antecknas namn på person som inlämnat motion till stämman eller som av annat skäl yttrat sig på stämman. I protokoll från föreningsstämmor antecknas även namn på stämmoordförande, sekreterare, justerare med underskrifter samt nominerade och valda till styrelse och valberedning.

Protokoll från styrelsesammanträden och föreningsstämmor sparas så länge föreningen består. Behandlingen sker för att fullgöra föreningens rättsliga förpliktelser enligt bostadsrättslagen.

Nyhetsbrev

Föreningen behandlar personuppgifter för att administrera och skicka ut nyhetsbrev till prenumeranter. Behandlingen sker med stöd av det samtycke du lämnar i samband med anmälan som prenumerant, och upphör efter att du återkallat ditt samtycke vilket du kan göra när du vill. Samtycke kan återkallas exempelvis genom att klicka på länken för att avsluta prenumeration som finns längst ner i varje nyhetsbrev. Du kan även kontakta styrelsen och be om att avsluta din prenumeration.

I lösningen för nyhetsbrev behandlas följande om respektive prenumerant:

  • E-postadress och numeriskt prenumerant-id
  • Tidpunkt för anmälan och bekräftelse av anmälan
  • Hur anmälan genomfördes (t.ex. via anmälningsformuläret)
  • Vilka nyhetsbrev som mottagits vid vilken tidpunkt samt vilka nyhetsbrev som inte verkar ha mottagits som de ska på grund av en s.k. hård studs respektive okänd studs.

Lösningen registrerar och visar också antalet mottagare som öppnat respektive nyhetsbrev vid vilken tidpunkt, men vi kan inte se vilka individuella mottagare som öppnat ett nyhetsbrev.

Väsentligen samma information som skickas ut med nyhetsbrev per e-post publiceras också på sidan Nyhetsbrev.

Övervakning av miljörum

Föreningen behandlar personuppgifter för att övervaka miljörummen. Övervakningen görs i syfte att förebygga, avslöja och beivra nedskräpning och felsortering av avfall. Övervakningen görs också för att förebygga, avslöja och beivra ordningsstörningar och stölder.

I övervakningen används kameror med rörelsesensorer och inspelning samt loggning när elektroniska nyckelbrickor används för åtkomst till miljörummen.

Från kamerorna sparas video/bildmaterial. När en elektronisk nyckelbricka används för att öppna dörren till miljörummet registreras i en logg datum och tidpunkt samt vilken unik nyckelbricka som användes. Varje nyckelbricka kan knytas till en lägenhet och därmed lägenhetens bostadsrättsinnehavare. Inspelningar från kamerabevakningen i kombination med loggen gör det möjligt att identifiera rätt person.

Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att tillgodose föreningens berättigade intresse av att förebygga, avslöja och beivra nedskräpning och felsortering av avfall samt ordningsstörningar och stölder.

Inspelningar sparas som utgångspunkt i 14 dagar. Om ingen eller endast ett fåtal personer från styrelsen är på plats, t.ex. under semestertider på sommaren eller kring jul, kan inspelningar som utgångspunkt sparas under längre tid, dock som längst i 30 dagar. Loggar från elektroniska nyckelbrickor sparas som utgångspunkt i 15 dagar. Vid en händelse som behöver utredas ytterligare eller som leder till åtgärd kan utvalt inspelat material och loggar från händelsen sparas för den ytterligare längre tid som är nödvändig för att handlägga utredningen eller åtgärden och bevisa vad som inträffat.

Elektroniska nyckelbrickor (blippar/taggar)

Föreningen behandlar personuppgifter relaterade till elektroniska nyckelbrickor (även kallade blippar eller taggar) och hur dessa används. Syftet är att förebygga, avslöja och beivra obehörigt tillträde till, stölder samt ordningsstörningar i föreningens byggnader och utrymmen. Gällande just tillträde till miljörummen, se Övervakning av miljörum för information om sådan behandling.

Med varje lägenhet har det ursprungligen medföljt fyra elektroniska nyckelbrickor. Nya nyckelbrickor kan även utfärdas, t.ex. för att ersätta förlorade brickor. Föreningen för en förteckning över vilka nyckelbrickor som hör till vilken lägenhet samt nyckelbrickornas behörigheter, dvs. vilka utrymmen varje nyckelbricka kan öppna.

När en elektronisk nyckelbricka används registreras i en logg datum och tidpunkt samt vilken unik nyckelbricka som användes. Varje nyckelbricka kan knytas till en lägenhet och därmed till lägenhetens bostadsrättsinnehavare.

Behandlingen är nödvändig för att tillgodose föreningens berättigade intresse av att förebygga, avslöja och beivra obehörigt tillträde till, stölder samt ordningsstörningar i föreningens byggnader och utrymmen.

Loggar från elektroniska nyckelbrickor sparas som utgångspunkt i 15 dagar. Vid en händelse som behöver utredas ytterligare eller som leder till åtgärd kan loggar sparas för den ytterligare längre tid som är nödvändig för att handlägga utredningen eller åtgärden och bevisa vad som inträffat.

Leverantörers personal

Leverantörers och deras underleverantörers kontaktpersoners samt utförande personals namn, titel/roll, avdelning, arbetsställe, kontaktuppgifter (e-postadress, telefonnummer och adress i arbetet) kan sparas. Föreningen kan även spara kommunikation med sådana personer. Avtalshandlingar som ingåtts och eventuellt undertecknats av leverantörers företrädare sparas.

Personuppgifterna behandlas med stöd av föreningens berättigade intresse att uppnå en effektiv avtalsförvaltning genom uppföljning av vad som överenskommits och utförts samt kommunikation med anlitade leverantörer om avtalsrelationen och därmed sammanhängande omständigheter. Uppgifterna sparas under tiden avtalsrelationen består och upp till 6 månader därefter, såvida det inte finns anledning att spara uppgifterna under längre tid för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon fysisk eller juridisk persons rättigheter.

För personal som får tillgång till nyckel eller elektronisk nyckelbricka, se Nyckelkvittenser respektive Elektroniska nyckelbrickor.

Personal som vistas i föreningens miljörum kan därtill filmas med inspelning, se Övervakning av miljörum.

Nyckelkvittenser

Om någon person, t.ex. hos en leverantör eller annan organisation, ska få tillgång till nyckel eller elektronisk nyckelbricka kan personen behöva underteckna en nyckelkvittens. På nyckelkvittensen framgår vilka nycklar eller elektroniska nyckelbrickor som erhållits, datum, namn, titel, organisation och namnteckning på den som kvitterat ut nyckeln samt företrädare för föreningen.

Nyckelkvittenser används för föreningens berättigade intresse att säkerställa och följa upp att rätt personer har åtkomst till nycklar och taggar vid rätt tidpunkt. En nyckelkvittens sparas tills nycklar och taggar som kvittensen omfattar har återlämnats.

De som kan ta del av uppgifterna

Protokoll från föreningsstämmor ska hållas tillgängliga för föreningens medlemmar, enligt lagen om ekonomiska föreningar. Med stöd av föreningens berättigade intresse att kunna anlita banker kan protokoll från föreningsstämmor även lämnas ut till bank när det behövs för att banken ska kunna fullgöra sina rättsliga skyldigheter om kundkännedom.

Medlemsförteckningen ska enligt bostadsrättslagen hållas tillgänglig för den som vill ta del av den.

Medlem i föreningen har enligt bostadsrättslagen rätt till utdrag ur lägenhetsförteckningen avseende lägenhet som medlemmen innehar bostadsrätt för.

Föreningens styrelse tar del av personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för styrelsen att fullgöra sitt uppdrag.

Föreningen kan lämna ut personuppgifter till myndighet, exempelvis rättsvårdande myndighet, om det krävs enligt lag. Föreningen kan även i andra situationer lämna ut personuppgifter till myndighet om det finns rättsligt stöd för det och föreningen efter en intresseavvägning kommer fram till att intresset av att lämna ut personuppgifterna väger tyngre än intresset av att inte lämna ut dem. Det kan exempelvis avse folkbokföringsärenden gällande huruvida en person innehar bostadsrätt i föreningen eller är andrahandshyresgäst i föreningen. Det kan också avse begäran om upplysningar från Kronofogdemyndigheten enligt utsökningsbalken.

Föreningen använder sig av personuppgiftsbiträden och ingår då personuppgiftsbiträdesavtal med dessa. Personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som föreningen har lämnat för behandlingen. Biträden och de som agerar under biträdens ledning får vidare inte ta del av mer uppgifter än vad som krävs för att utföra den tjänst som avtalet med föreningen omfattar. Föreningen anlitar bolaget SBC som personuppgiftsbiträde i den ekonomiska förvaltningen och för att handlägga ärenden om medlemskap, du kan ta del av SBC:s integritetspolicy. Föreningen anlitar även personuppgiftsbiträden för de it-lösningar styrelsen använder för dokumenthantering, samarbete och kommunikation samt för denna webbplats och lösningen för nyhetsbrev per e-post.

Överföringar till tredje land

För de it-lösningar som används för denna webbplats, styrelsens dokumenthantering, samarbete och kommunikation samt lösningen för nyhetsbrev per e-post, har föreningens personuppgiftsbiträde servrar i Schweiz. När personuppgifter överförs dit, utanför EU/EES, sker det med stöd av ett beslut av EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå enligt artikel 45 i dataskyddsförordningen.

Dina rättigheter

Du har flera rättigheter avseende personuppgiftsbehandlingen som rör dig.

Förutom rätt till information om personuppgiftsbehandlingen finns en rätt att begära tillgång till sina personuppgifter, begära rättelse av sina personuppgifter, begära radering av sina personuppgifter, begära begränsning av personuppgiftsbehandlingen, rätt att framföra invändningar samt rätt att flytta sina personuppgifter.

På Integritetsskyddsmyndighetens webbplats kan du läsa mer om rättigheterna och vad som gäller vid användning av respektive rättighet. Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor om föreningens personuppgiftsbehandling kan du vända dig till föreningens styrelse, se kontaktsidan.